●心に残った言葉
✓自分にとって重要なことを、忙しさを理由に後回しにしていないか？
✓何よりも大切にすべきことを自覚していなければならない。
●実践して見た感想
『7つの習慣』を実践してみた③「最優先事項を優先する」
『7つの習慣』を実践してみるシリーズの3回目です。
前回は、「終わりを思い描くことから始める」ということを意識して過ごしてみました。
今回は、第３の習慣。「最優先事項を優先する」です。
①自分にとって重要なことを、忙しさを理由に後回しにしていないか？
仕事に追われて、成長する時間を失っていないか？毎日、仕事をしている。目の前の課題に対応し、関係部署と調整し、必要な資料を作る。予定どおりに進まないこともあれば、急な確認や対応が必要になることもある。ひとつひとつの仕事を終わらせていると、気づけば一日が終わっている。
そんな毎日で、後回しになりがちなことがある。それは、仕事の改善や、自分自身のスキルアップだ。
もっと効率よく仕事を進める方法はないか。 問題解決のスピードを上げるには、どうすればいいか。今よりも仕事ができるようになるために、何を学べばいいか。考えたいことはある。でも、目の前の仕事を優先しているうちに、なかなか手をつけられない。
今回は、この問題を『７つの習慣』の第３の習慣「最優先事項を優先する」という考え方から見直してみたい。忙しいから、成長できないのか？仕事が忙しいと、どうしても急ぎの仕事を優先する。期限が迫っている資料を作る。 関係部署からの問い合わせに対応する。 発生した問題の原因を調べる。どれも必要な仕事だ。一方で、仕事の進め方そのものを改善することや、新しいスキルを身につけることは、今日すぐにやらなくても困らない場合が多い。だから、つい後回しになる。
しかし、ここで一つ疑問が浮かぶ。目の前の仕事をこなすだけで、本当に仕事ができるようになるのだろうか？もちろん、日々の業務から学べることはたくさんある。ただ、いつも同じ方法で仕事を進め、同じような問題に対応しているだけでは、大きく成長するのは難しいかもしれない。
仕事をこなす時間と、仕事のやり方を改善する時間。この二つを、意識して分ける必要があるのではないだろうか。「重要だけれど、急ぎではないこと」を優先する。
『７つの習慣』の第３の習慣を考えるうえで、特に意識したいのが、重要度と緊急度の違いだ。
急ぎの仕事は、放っておいても目に入る。期限がある。誰かから催促される。問題が発生している。だから、自然と対応することになる。一方、将来のために重要なことは、自分で意識しなければ進まない。例えば、次のようなことだ。
Excelなどを活用して、データ整理を効率化する。
問題の原因を整理し、解決策を考える力を高める。
関係部署との調整を、もっとスムーズに進める方法を考える。
繰り返し発生する業務を標準化する。
自己研鑽書を読み、学んだことを仕事に活かす。
これらは、必ずしも今日中にやらなければならないことではない。でも、少しずつ取り組めば、将来の仕事の進め方を変える可能性がある。急ぎではないからといって、重要ではないわけではない。むしろ、こうしたことに時間を使えるかどうかが、数年後の自分の力を左右するのかもしれない。仕事を終わらせるだけでなく、仕事を改善する。
では、どうすればいいのだろうか。
いきなり毎日１時間の勉強時間を確保するのは、難しいかもしれない。そこで、まずは小さく始める。例えば、一日の終わりに５分だけ、次のことを振り返る。「今日、時間がかかった仕事は何だったか？」「もっと簡単にできる方法はなかったか？」「同じ問題が起きたとき、次はどうすれば早く解決できるか？」この問いを持つだけでも、仕事に対する見方は変わる。
単に仕事を終わらせるのではなく、次に同じ仕事をするときに改善できることを探す。一度の改善は小さくても、積み重ねれば仕事の進め方そのものが変わっていく。
また、スキルアップについても同じだ。本を一冊読み終えることを目標にするのではなく、学んだ考え方を一つ、実際の仕事で試してみる。知識を増やすだけでなく、仕事で使える力に変えていくことが大切だと思う。
まずは週３０分、自分の成長のために使う。今回、実践の第一歩として考えたいのは、週に３０分だけ、自分の成長のための時間を確保することだ。その３０分でやることは、一つに絞る。
例えば、今週の仕事で改善できそうなことを一つ考える。問題解決に役立つ本を読み、考え方を一つ試す。Excelで時間のかかっている作業を効率化する方法を調べる。自分に不足しているスキルを整理する。大切なのは、たくさんのことを始めることではない。自分で決めた重要なことを、実際に行動に移すことだ。
週３０分でも、１年間続ければ約２６時間になる。まとまった時間を取るのが難しくても、小さな時間なら確保できるかもしれない。まずは、その時間を予定に入れるところから始めたい。最優先事項を優先するとは、何を選ぶかということ。仕事には、やらなければならないことがたくさんある。すべてを完璧にこなそうとすれば、自分のための時間はなくなってしまう。だからこそ、何を優先するかを自分で考える必要がある。今日の仕事を終わらせることも大切だ。しかし、将来の自分のために、仕事の改善やスキルアップに取り組むことも大切だ。
目の前の仕事だけに時間を使うのか。それとも、目の前の仕事を進めながら、将来につながることにも時間を使うのか。その小さな選択の積み重ねが、数年後の自分を変えるのだと思う。
本を読んで終わらせない。『７つの習慣』を通じて、今回改めて考えたのは、「自分にとって重要なことを、忙しさを理由に後回しにしていないか？」ということだ。仕事が忙しいのは、ある意味で仕方がない。でも、忙しいことと、自分の成長を諦めることは同じではない。一度に大きく変える必要はない。まずは週３０分、自分の成長のために時間を使う。そして、学んだことを一つでも仕事に活かす。そんな小さな行動から始めてみたい。
②何よりも大切にすべきことを自覚していなければならない。
週３０分、自分の成長のために時間を使う。。。週３０分ならできるだろうと思っていたが実践してみると、そうでもなかった。会社・家庭において、日々、対応しなければならないことは発生する。
それら全部対応することなんて不可能だ。新たに舞い込んだ仕事は、先方は急いでいる、早めに対応しないと困るだろうなんて考えながら対応している内に、最優先事項を優先する意識も薄れ、気づけば一日が終わっている。
最優先事項を自分で考え決めたにもかかわらず、それを行う時間を確保できない。特に、自分の場合は、上司や先輩からの依頼事項を断ることができず、自分が一番優先してやりたいと思うことへ時間を割くことができなくなる日がしばしばあった。
なぜ、そんなことになるのか？
ここで、心に刺さった言葉がある「何よりも大切にすべきことを自覚していなければならない」である。自分の中に燃えるようなYESがなければ、他の人の都合に振り回される。
例えば、最優先事項を自分なりに選定していたとしても、急ぎの事項ではない為、目の前に迫ってくる上司や先輩からの依頼を、つい優先してしまう。その結果、自分の最優先事項をいつまでたっても優先できない状態が続いてしまうことに気付きました。
つまり、最優先事項はこれだと選定するだけで終わってはならない。最優先事項はこれだと自覚し、何より優先し続けるという覚悟も必要でした。
緊急で依頼されたこの仕事が終わったらやればいいやを続けていてはならない。必ず１日５分でもいい、最優先事項を優先できたか？と振り返り、最優先事項を優先し続けることにしました。
この自覚と覚悟を持つことにより、上司や先輩社からの依頼を断る。もしくは、断らないとしても、自分の中で最優先にしている仕事とどちらを優先すべきか勇気をもって交渉することができるようになってきました。
皆さんは、日々の仕事に追われて、後回しにしていることはありませんか？私は、今回、第３の習慣「最優先事項を優先する」を実践してみて、最優先事項は選定するだけではなく、それを何よりも大切にすべきこととして自覚し、何よりも優先し続けるという覚悟も一緒に必要ということを学びました。
次回は、第４の習慣「Win-Winを考える」
自分の成果だけでなく、相手にとってもよい結果を生み出すにはどうすればいいのか。仕事での関係部署との調整にもつながるテーマとして、考えてみたいと思います。
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